Cuánto café consume una oficina: cálculo por persona y por mes

La cuenta básica

Un café espresso lleva entre 7 y 8 gramos de café molido. Con un kilo salen unos 140 cafés. Es la cifra que vas a usar para todo lo demás.

La fórmula es esta:

personas que toman café × cafés al día × días laborables ÷ 140 = kilos al mes

En la mayoría de oficinas cada persona toma 2 o 3 cafés al día. Uno al llegar, otro a media mañana y, a veces, otro después de comer. Un mes tiene unos 21 días laborables. Si en tu oficina hay mucho teletrabajo, cuenta solo los días de presencia.

Ejemplo: 20 personas, 2,5 cafés de media, 21 días. Son 1.050 cafés al mes. Divididos entre 140, salen 7,5 kilos.

Tabla por tamaño de oficina

Calculado con 2,5 cafés por persona y día y 21 días laborables. Las personas son las que toman café, no la plantilla total.

Personas que toman café	Cafés al día	Cafés al mes	Kilos al mes
5	12-13	262	1,9 kg
10	25	525	3,8 kg
20	50	1.050	7,5 kg
35	87-88	1.837	13,1 kg
50	125	2.625	18,8 kg
100	250	5.250	37,5 kg

Si en vez de 2,5 cafés tu equipo toma 3, sube los kilos un 20 %. Si toma 2, bájalos otro 20 %.

Lo que cambia el consumo de verdad

No todo el mundo toma café

Siempre hay quien solo toma té, quien no toma nada y quien se trae su termo. Antes de calcular, pregunta en el canal del equipo o fíjate una semana. En una oficina de 30 personas pueden ser 22 las que pasan por la cafetera.

Los días de oficina

Con un modelo híbrido de tres días presenciales, el consumo baja bastante, pero no se reparte igual. Martes y miércoles suelen ser los días llenos. Si pides el café en una entrega mensual da igual, pero si guardas poco stock te puede faltar justo esos días.

El tipo de máquina

Cuando el café es bueno y sale en 30 segundos, la gente toma más. Pasa casi siempre al cambiar una cafetera de cápsulas o una de filtro por una superautomática de grano. Cuenta con medio café más por persona las primeras semanas. Si estás comparando sistemas, en cápsulas o café en grano tienes el coste por taza de cada uno.

Las visitas y las reuniones

Si recibís clientes a menudo, o hay formaciones y reuniones largas, súmalo aparte. Una mañana de formación con 15 personas son fácilmente 30 cafés más.

Leche, azúcar y vasos

El café es la parte fácil. Lo que suele faltar es lo demás.

• Para la leche, calcula unos 100 ml por cada café con leche o cortado largo. Si en una oficina de 20 personas la mitad de los cafés llevan leche, son 525 cafés con leche al mes, unos 52 litros. Si la máquina monta la leche fresca, guárdala en frío y compra de semana en semana.
• El azúcar y el edulcorante, mejor en sobres: uno por café que lo lleve. Pregunta antes, porque cada vez hay menos gente que lo usa.
• Si usáis vasos de papel, uno por café. Con tazas, cuenta una y media por persona para que siempre haya alguna limpia.
• Para quien no toma café, ten té, infusiones o cacao. Basta con una caja de cada variedad por cada 10 personas que lo pidan.

Cuánto stock tener en el armario

El café en grano aguanta bien varios meses cerrado, pero una vez abierto pierde aroma en pocas semanas. Por eso conviene no acumular. Lo razonable es tener lo de un mes más una o dos semanas de margen.

Guárdalo lejos de la luz y del calor. Encima de la nevera o al lado del radiador no es buen sitio. Y no rellenes la tolva de la máquina hasta arriba si la oficina está medio vacía. Echa lo que se vaya a gastar en uno o dos días.

Qué máquina aguanta ese volumen

Con la tabla en la mano también sabes qué cafetera necesitas. Una máquina pensada para 20 cafés al día sufre en una oficina que hace 80, y se nota en las averías y en las colas. Cada fabricante indica una capacidad diaria recomendada. Mira ese dato antes que el diseño. En las mejores cafeteras para oficina tienes modelos ordenados por volumen, y en la tienda puedes ver la ficha de cada JURA Professional.

Si no te apetece hacer pedidos cada mes ni vigilar el armario, hay empresas que lo llevan todo: máquina, café, leche y reposición. En Fresh OCS trabajan así, con entregas calculadas según lo que gasta cada oficina.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos cafés salen de un kilo de café en grano?

Unos 140 espressos, usando entre 7 y 8 gramos por taza. Si la máquina está configurada para cafés más cargados o hacéis muchos dobles, salen menos, alrededor de 100.

¿Cuántos kilos de café necesita una oficina de 10 personas?

Si las 10 toman café y vais todos los días, unos 4 kilos al mes. Con dos días de teletrabajo a la semana, unos 2,5 kilos.

¿Un café con leche gasta más café que un solo?

No. Lleva la misma dosis de café, solo cambia la leche. Lo que sí sube es el gasto de leche: unos 100 ml por taza.

¿Cada cuánto conviene hacer el pedido de café?

Una vez al mes va bien para la mayoría. En oficinas grandes, de 50 personas o más, mejor cada dos semanas para que el café no se quede abierto mucho tiempo.

¿Cómo sé si estoy calculando bien?

Muchas superautomáticas llevan un contador de cafés. Apunta la cifra el día 1 y el día 30 y tendrás el consumo real. Con eso ajustas el pedido del mes siguiente.