Guía
Qué incluye un servicio de café para oficinas
«Servicio de café» lo dice casi todo el mundo, pero no todos los proveedores incluyen lo mismo. Antes de pedir presupuestos, conviene saber qué debería venir dentro y qué preguntas hacer para comparar.
Lo que debería incluir
- La cafetera. Instalada, funcionando y adecuada a los cafés que tomáis. Una máquina pequeña en una oficina grande acaba en colas y averías.
- El café. En grano, con entregas periódicas para que no os quedéis sin. Pregunta qué café es y de dónde viene.
- El mantenimiento. Revisiones, cambio de filtro de agua, descalcificación y productos de limpieza.
- Las averías. Reparación o cambio de máquina en un plazo concreto, no «cuando podamos».
- La formación. Alguien tiene que enseñar al equipo a usar la máquina y a limpiar el sistema de leche.
Lo que a veces se cobra aparte
- La leche. Muchos proveedores no la incluyen. Si la cafetera usa leche natural, hace falta un enfriador.
- El azúcar, los vasos y las paletinas.
- La instalación, si hay que hacer toma de agua.
- Los cafés por encima de una cantidad pactada.
Preguntas para comparar proveedores
- ¿Qué cafetera me ponéis y para cuántos cafés al día está pensada?
- ¿El café va incluido en la cuota o se paga por kilo o por taza?
- ¿Contáis los cafés con un contador o con la máquina conectada a internet?
- ¿Cuánto tardáis en venir si hay una avería?
- ¿Cuánto dura el contrato y qué pasa si nuestro consumo baja?
Cuánto cuesta
La forma más honesta de comparar es el precio por café: lo que pagas al mes dividido entre los cafés que tomáis. Así ves de un vistazo si una cuota que parece barata en realidad sale cara porque cobra el café aparte.
Un ejemplo de servicio completo
Fresh OCS trabaja con cafeteras JURA, café de especialidad, mantenimiento e instalación en una sola cuota, para empresas que toman desde unos 700 cafés al mes.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un servicio OCS?
OCS viene de «office coffee service»: un proveedor que se encarga de la cafetera, el café y el mantenimiento de una oficina a cambio de una cuota.
¿Desde cuántos cafés compensa un servicio de café?
Depende del proveedor, pero muchos piden un consumo mínimo. Por debajo de unos pocos cientos de cafés al mes suele compensar más una cafetera comprada.
¿Puedo poner también fruta o agua con el mismo proveedor?
Algunos proveedores lo ofrecen y simplifica mucho la gestión: un solo contacto y una sola factura.
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